每天都被数字烦死了?这些Excel技巧来拯救你

2017-12-02 00:15 出处:PConline原创 作者:唐山居人 责任编辑:censi

  【PConline 技巧】财务小伙伴每天都和数字打交道,Excel绝对可以算得上是里面的神器,能否熟练使用Excel是有着天壤之别的。今天小编就和大家唠一唠,Excel中有哪些技巧是你一定要Get的!

  1. 迷你图

  传统报表都是一大堆晦涩的数字,你能想象得出老板看到它们时的样子吗?其实在2013版本之后,Excel便已经支持一种名叫迷你图的东东。首先选中待处理字段,点击“插入”→“迷你图”,即可在数据段后方快速插入一组折线或者条形图。由于迷你图只占一个单元格宽度,它比传统图表更适合处理大批量字段,更适合在表格中使用。

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Excel迷你图

  2. 快速分拆ERP数据

  有时我们会遇到一些从ERP或银行系统导出的数据,这些数据虽然表面都是Excel文档,但往往“堆挤”在一起,没办法进行运算。其实针对这一问题,我们可以借助“数据”面板下方的“分列”功能对数据快速分列。Excel支持“逗号”、“Tab”、“分号”、“空格”、“固定间距”以及其他符号作为分隔标志,短短几步,就能将数据标准化成传统表格。

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快速分列

  3. 上期报表移到本期使用

  将上期报表转移到本期使用,办法很多,但一个最简单的方法是将里面的常量一次性清除,只保留公式。具体方法是,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“常量”,按下Delete键。这样我们就得到了一份只有公式没有数值的表格,直接填入本期数据就可以了。

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快速清除表中公式

  4. 快速填充0到1000

  从0到1000,如何快速添加到Excel表中呢?其实最简单一个方法,是在第一个单元格中输入“0”,然后点击“开始”→“编辑”→“填充”→“序列”,将对话框中“将序列产生在”改为列,终止值设为“1000”,确定后0-1000便填好了。

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快速填充0-1000

  5. 填充工作日

  制作工资表肯定会用到工作日,在Excel中我们可以借助“快速填充”一键完成这一要求。具体方法是,输入第一天日期,拖动填充柄到目标位置,接下来在选区右侧快捷按钮中选择“填充工作日”。这时你会发现,填充好的数字正好就是本期工作日(即去除了周六、日的日期)了。

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快速填充工作日

  6. 一键显示公式

  很多小伙伴热衷于为表格做公式,七改八改最后把自己都改晕了。其实在Excel中,我们完全可以像使用“照妖镜”一样,让表格里的公式展现出本来的面目。具体方法就是按一下Ctrl+~。没错!这就是显示单元格公式的快捷键。

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一键显示表格中的公式

  7. 数据透视表之“切片器”

  数据透视表很多人都用过,但里面的“切片器”知道的就不多了。其实“切片器”是数据透视表中一项非常有用的功能,可以非常直观地将可筛选字段做成按钮显示在表格上。

  具体方法是,点击“数据透视表工具”→“分析”,选择“筛选”→“插入切片器”,接下来勾选要筛选的字段即可。

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数据透视表之“切片器”

  8. 长表格每页自动打印“表头”

  如果表格很长,打印时就会出现第2、3、4……页没有表头的情况。想让表头自动出现在每一页上,只要点击“页面布局”→“打印标题”,然后在弹出对话框中选择“打印标题”→“顶端标题行”,接下来勾选标题行区域。再次打印时,表头就会自动出现在每张纸的最上方了。

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设置表头在每一页上打印

  9. 一秒找出表中重复值

  如果将表格中的重复值一键标出呢?最快捷的一个办法,是点击“开始”标签→“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“重复值”。没错!一秒足够了。

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一秒找出表格中的的重复值

  10. 被忽视的“快速分析”

  “快速分析”是Excel中一项非常实用的功能,比方说你想让单元格中的数据自动以可视化方式展现,就可以首先选中数据区域,点击“快速分析”→“格式化”→“数据条”,这时Excel会自动在每个单元格之内加入一组条状图,效果相当不错。类似的,你还可以尝试“色阶”、“图标集”、“颜色区”、“迷你图”等功能,效果也都很棒!

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Excel的“快速分析”按钮

  11. F4切换绝对引用和相对引用

  每次写公式时,类似“$A$1”这样的绝对引用符绝对能让人崩溃,其实Excel中是有一个好办法能够快速解决这个问题的,这就是在公式编辑时按下F4。按下后,Excel会自动将相对引用值转换为绝对引用值,相比来说,工作难度大大降低了。

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利用F4快速得到绝对引用值

  写在最后

  Excel版本越高,智能化功能就越丰富,其中是很多都是我们平时不怎么注意的。好了,这就是今天带给大家的几则财务方面小技巧,你都学会了么?

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