别人加班你却能划水了!Excel偷懒神技不试试吗

2017-10-11 00:15 出处:PConline原创 作者:唐山居人 责任编辑:censi

  【PConline 技巧】长假过了,很多白领又开始为繁重的工作焦头烂额、各种加班了。其中,密密麻麻的Excel是最难以处理的东西之一,不过你可知道,Excel中总会包含很多令人神往的秘技,想让自己不加班?那就赶快来看一看吧。

  技巧1.  “替换”批量搞定不规则字段

  有些ERP或管理软件导出的数据,往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致,那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢?

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快速将清单中的“员工姓名”修改为批量名称

  以上面这张表格为例,所有的员工姓名前面都多出了一个工号,同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号,可以借助Excel中的“查找与替换”功能批量修改。具体方法是:选中要处理的字段,按下Ctrl+F调出“查找与替换”对话框,然后在“查找内容”栏输入“*-”,“替换为”一栏保持空白,接下来点击“全部替换”就可以了。

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通过“查找与替换”批量整理姓名栏

  技巧2. 一键完成行列统计

  制表时常常会涉及到行列汇总,很多网友的做法是利用SUM函数或者“开始”→“编辑”菜单下面的“自动求和”命令加以实现。其实Excel中还有一个更快捷的方法,只要先选中要汇总的行或列,点击右下角弹出的“快速分析”按钮,继续选择“汇总”标签,这时表格下方就会模拟弹出一条汇总行,支持求和、平均值、计数、百分比汇总等计算,点击完成添加。此外我们也可以借助这个面板实现右侧区汇总,只要点击面板后面的按钮即可。。

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借助“快速分析”可迅速得到行列小计值

  技巧3. 多工作簿同时输入相同内容

  很多时候我们会在同一工作表的多个工作簿中输入相同内容,最典型一个场景,就是做表时忘记添加了某一字段,而需要后期补添。这种情况一个工作簿一个工作簿地手工添加显然很麻烦,在Excel中我们完全可以先用鼠标点击要处理的工作簿标签,然后手工敲入要添补的内容。回车之后,你会发现所有被选中的工作簿都会自动同步这一操作,这也就是经常说到的Excel“工作组”功能。

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多工作簿同时输入相同内容

  技巧4. 多工作簿快速汇总

  从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格,最常见的就是划分成“汇总表”、“1月”、“2月”、“3月”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰,但却不利于后期统计。比方说最常见的各月合计值汇总,使用的公式就是:“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考,即直接在汇总表中输入“=SUM(“1月:12月”!A1)”,相比之前方法,新公式的结构更简单且更不容易出错!

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多工作簿快速汇总

  技巧5. 快速填补空白单元格

  很多时候,我们会为表格中的空白单元格填充数据,不过由于空白单元格的位置很分散,选择与填充都不方便,还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel的“定位条件”命令辅助完成。

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通过“条件定位”快速在空白单元格间跳转

  具体操作是:选中带有空白格的表格区域,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”将所有空白单元格选中,这时手工输入数据,完成后直接按下Tab键,即可快速跳转到下一个空白单元格上。

  技巧6. 如何将不规则日期替换为日期格式

  有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式,一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知,这样的数据是无法被Excel识别的,同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。

  如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式,通常方法是借助“查找与替换”批量修改日期中的连接符,用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后,一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。

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规范化日期格式

  技巧7.  一键将文本转换为数字

  出于各种各样的原因,有些表格中的字段可能被无意间设成了文本,这样的字段即便输入数字也是无法参与运算的。很多网友的做法是点击单元格右上角的叹号图标挨个转换为数值,其实我们也可以一次性将所有要处理的数据选中,统一点击右上角的叹号图标,这时所有的数值就批量化完成转换了。

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一键将文本转换为数字

  与之类似的,有些CRM或网银系统导出的数据也会出现类似情况,比方说显示的会计格式但实际却为文本类型。解决方法依旧是通过“查找与替换”功能将“,”分隔符先行清除,然后再利用上述方法一键转换为数字。

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会计格式数据处理

  技巧8. 多工作簿批量打印

  很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录,但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式,即首先选中要打印的工作簿,直接按下Ctrl+P,这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。

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多工作簿同时打印

  技巧9.  只删数值不删公式

  平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格(比如月报表),如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法,即首先选中数据区,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”,然后在弹出对话框中点击“常量”,这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区,按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。

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只删数值不删公式

  技巧10. 轻松合并多单元格而不丢数据

  将多个单元格合并到一起大家都会,但传统的“合并与居中”总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成,具体操作是:首先选中要合并的单元格,点击“开始”→“填充”→“两端对齐”,接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了,这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。

  注:本技巧仅支持纵向单元格合并

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合并单元格不丢数

  技巧11. 利用“条件格式”快速制作对比图表

  很多小伙伴都会使用Excel制作图表,但传统方法操作麻烦,效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表,这就是——“条件格式”。具体操作是:首先选中要对比的数据列,点击“开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条”,接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。

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利用“条件格式”快速制作对比图表

  写在最后

  类似的“偷懒”神技在Excel中并不少见,可以帮助我们快速完成很多Excel中的费时操作。好了,这就是今天要跟大家分享的Excel“开挂”神技,感兴趣的小伙伴不妨赶快试一试吧。

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