80%的人都下过水!这些Excel经典雷区你踩过几个

2018-03-02 00:15 出处:PConline原创 作者:唐山居人 责任编辑:censi

  【PConline 技巧】职场新人总会遭遇各种Excel难题,看着人家老鸟几分钟就能搞定的东东,自己捣鼓半天也弄不出,心里别提多郁闷了。其实Excel的确是有很多讲究的,就比如说最简单的表单结构,就不能像Word那样随心所欲,而需要按照Excel的“思维”来干。下面列举的几条,都是初学者最容易触碰的几则误区,让我们一起来看看吧。

这些Excel经典雷区你踩过几个

  误区1. 日期格式不规范

  很多职场新人并不清楚Excel对于日期格式的要求,一个最习惯化的错误,就是通过“2018.1.2”来代表“2018年1月2日”。实际上这两个数字间仅仅是外观相似罢了,Excel中的很多操作对于前者都不起作用,比方说数据透视表、日期计算、月份筛选等等,是不会针对这类数据进行运算的。目前Excel支持的日期格式有“xxxx-xx-xx”、“xxxx/xx/xx”、“xx年xx月xx日”几种,其他不规则日期则会全部按照文本格式处理。

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日期格式不规范是很多职场新鸟最常犯的问题

  误区2. 滥用合并单元格

  很多人喜欢对表格项进行合并,认为这样能让表格的结构更清晰。但事实上这种合并单元格对于数据统计和分析来说,却是一个噩梦。无论是排序、数据透视、数据筛选,都会变得异常困难。一般来说原始数据还是建议使用一维表,以方便后期的检索与分析,如果需要专门打印输出,可以通过链接粘贴的方法单独建立一套副本。此外考虑到布局美观化问题,横向单元格可以采用“跨列居中”,但不建议对纵向单元格居中。

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滥用合并单元格也是经常见到的一个误区

  误区3. 文本间通过空格排版

  这个问题常出现在一些姓名栏中,为了能让两字名和三字名看起来更加协调,很多新手用户常常会在两字名中间插入一个空格。最典型结果,就是搜索“张冲”再也搜索不到了(实际上应该搜索“张  冲”)。其实这类问题,我们完全可以通过修改单元格格式解决。比如说上面这个例子,则可以通过“字体”面板中的“对齐”→“分散对齐(缩进)”快速对齐,效果不错速度也更快。

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姓名中间插入空格也是经常遇到的一个错误

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实在在乎排版,也可试一试“字体”面板下的“分散对齐”功能

  误区4. 通过空格手工分割电话号码

  这个问题本质上与误区三是一个道理,出于易辨识易读取的目的,很多人喜欢在电话号码中间插入一个空格或者“-”作为号码分隔符,最终结果同样会使后期的数据梳理出现问题。正确的方法是,右击要整理的数据列,选择“设置单元格格式”→“数字”→“自定义”,然后将默认数据类型“G/通用格式”手工修改为“000-0000-0000”(这里的“0”可以理解为通配符,几个0就代表几位,或者也可以用“ ”来代替,作用一样),确定之后号码就被自动分组完成了。操作完成后,所有电话号码会自动以“xxx-xxxx-xxxx”格式显示,但数据源并没有更改,不会影响正常的搜索与排序(比如仍然可以用“1320025”搜索到“132-0025-1224”这个数据项)。

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通过“单元格格式”修改数据列样式

  误区5. 错误的文本型数值

  这个问题多出现在外来数据报表上,有些由ERP/CRM导出的数据,或者Excel函数自动计算出来的数据。虽然都是与数字相似的外观,但单元格左上角却多出了一个小三角图标,这类数据在Excel中会被自动识别为文本,从而导致正常的运算与统计失败。解决方法是直接选中这些单元格,然后点击左上角快捷菜单,最后勾选一下“转换为数字”就可以了。

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快速将文本转换为数字

  写在最后

  怎么样?这些问题相信你也都遇到过吧。作为Office中最为“神秘”的一个组件,Excel中还隐藏着哪些不为人知的小秘密?咱们下回再聊!

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