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2010-05-05 10:09 出处:PConline原创 作者:唐山居人 责任编辑:caoweiye

  和我们身边很多人一样,小美也是一名刚入职场不久的普通白领,每天朝九晚五地往返于公司与家庭之间,忙碌但很快乐。一直以来小美都在心中立有宏愿,梦想着哪一天也能像杜拉拉一样,通过自己的奋斗出人头地,最终成为一名令别人艳羡的白领丽人。那么她是怎样做的呢?下面还是让我们一同走进小美的生活,看看她那忙碌而充实的一天吧!

  AM 9:10 安排当天日程

  到达办公室忙完了手头工作后,小美便开始着手制订当天的日程。在QQ邮箱中,“记事本”便是这样一项类似日程管理的小工具。进入该面板后,迎面便是一个快捷书写栏,只要将要安排的事项输入保存,QQ邮箱便会依次记录。为了能让日程看起来更有条理,小美还特意将右侧的“我的分类”修改为“常规”、“需追踪”、“紧急!!!”三项,这样每条日程便能根据情况设定成不同级别,用起来方便多了!

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图1 制订日程

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图2 日程列表

  【提示】 如果某条日程比较重要,也可进入“完整格式”,点击“设置提醒”设置定时提醒。时间到后,QQ邮箱将会以电邮的形式提醒用户。

  AM 9:20 谁的邮件分分类

  刚刚打开电脑就有几十封邮件进来,要说这助理的工作可真忙。甭管怎样,先给邮件分分类吧!在QQ邮箱中,一项新增加的“邮件标签”功能吸引了小美的注意,原来它就是所谓的“邮件Tag”,比如一封邮件属于销售部,同时又比较紧急时,便可同时为它赋予“销售部”和“紧急”两个标签,以方便用户管理。

  操作时首先进入邮件页面,点击“标记为”→“新建标签”,建立几个新Tag,这时Tag也将自动附属到当前邮件上,我们可以方便地添加或删除。可以看到邮件Tag能够直接显示在邮件列表区,看起来一目了然!

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图3 为邮件添加标签

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图4 标签可直接显示在Mail列表,很醒目!!

  AM 9:35 让E-Mail自动分门别类

  为了方便起见,小美为自己的邮箱设置了多个文件夹,将邮件划分为“公司邮件”、“业务往来”、“个人邮件”三种。不过这种手工整理的麻烦事小美是不会干的,因为在她的邮箱中邮件可以自动分类!

  小美的高招其实是利用了QQ邮箱的“收集规则”功能,简单来说就是当某封邮件到达QQ邮箱后,系统将自动根据规则验证邮件的一些属性(比如发件人、收件人、邮件大小等),一旦符合规则要求,便自动启动相应操作(比如转移至指定文件夹、为邮件加上Tag标签、直接删除、自动回复等)。说白了就是给小美当了一个简易秘书,提前对邮件进行了筛选。

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图5 制订收集规则

  AM 9:40 邮件快捷操作

  正说着呢,一封紧急信件进入到小美的QQ邮箱,定睛一看原来是张副总询问报表的完成情况。老大的邮件岂敢怠慢!于是小美马上回复。但是,她怎么没点工具栏上的回复按钮呀?原来在QQ邮箱中,每封邮件都安排了一个快捷回复栏,日常回复只需在这里直接输入内容即可,非常方便。同时对于这种主题不清晰的邮件,系统还特别提供了一项“邮件备注”功能,允许使用者为其加入一些关键字或简易的内容补充,以免日后查找时无从下手。

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图6 快捷回复、邮件备注

  【提示】 “邮件备注”同样可以被自动搜索。

键盘也能翻页,试试“← →”键

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