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2008-06-13 09:43 出处: 作者:cfan.com.cn 责任编辑:xuwei2

  《三国演义》开宗明义的第一句话就是“天下大势,分久必合,合久必分”,这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人,经常需要处理一些分分合合的数据,若没有几下高招,有人恐怕一个回合就要缴械投降。

  一、数据的拆分与提取

  学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理,他在记录客户的通讯地址和邮政编码时,将它们放在了一个单元格中(如图1),到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡邮件时,看着三四千条客户信息,才发现这样的记录方式有问题,赶紧发邮件向我求助。幸运的是,这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格,所以可以在10秒钟之内轻松搞定。

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图1 数据表

  (1)数据拆分操作

  由于数据量较大,所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令,选择默认的“分隔符号”选项,单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中,会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”(见图2),单击“完成”按钮,好了,大功告成。

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图2 数据拆分

  如果中间没空格,前面的客户地址信息文本长度又不一致呢?也不难,15秒即可完成。无法使用“分列”命令,就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种:“LEFT”、“RIGHT”和“MID”,可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中,分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。

  (2)文本提取函数的操作

  先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中,输入公式“=RIGHT(A2,6)”,回车后,就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符,也就是邮政编码数据信息,最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息(见图3)。

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图3 文本提取

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