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　　很难想象30年前微软刚成立时的情景……现在的工作方式已经发生巨大的改变，我们正朝着数字化办公的方向靠近。

　　如果你看看我的办公室，你就会发现没有很多纸张，但在我办公桌上放着三个屏幕，这三个屏幕合成为一个大的电脑桌面。我可以把不同的文件从一个屏幕拖到另一个屏幕。一旦你有了这样大的操作界面，你就很难再去适应其它的，因为这直接影响着你的工作效率。

图1　三个电脑显示屏成为盖茨指挥庞大微软帝国的有力工具

　　我左手边的屏幕是邮件列表，中间的屏幕上是我收到并要回复的邮件，浏览器在右手边的屏幕上。这种排列可以让我一边工作一边浏览新闻，还可以让我一边阅读邮件，一边看着与邮件有关的网站链接。

　　邮件是微软沟通的有效途径，比电话，文件，博客，公告板甚至会议要用的频繁。我一天大概能收到100封邮件，我们申请了邮件过滤功能，这样我就可以直接收到我曾回复过的邮件，像来自微软内部员工，英特尔，惠普，以及其他的合作伙伴的邮件。我还能经常收到我助理的其他任何邮件，以及不在我邮件列表上的其他公司及个人的邮件，这样我就可以看到别人在赞扬我们什么，抱怨什么，还有提出了什么要求。

　　我们现在面临的挑战不是如何用邮件有效的沟通，而是能否保证把时间花在最重要的邮件上。我用“收件箱管理”工具根据其内容和重要性搜索文件夹并做以标记，对信息进行分类。

　　我不用任务计划表，用的是邮件，桌面文件夹还有我的在线日历。所以我坐下时，我就关注做过标记的邮件和内含特殊计划和博客的文件夹。新邮件来了，Outlook在右下方也有提醒功能，我们称之为吐司。保持关注是一回事，还有另外一个问题就是信息过剩。海量的信息对我们来说并不是每条都有用，我们接触的人也不是每个都合适。

　　我用SharePoint来处理这个问题。SharePoint是一个可以对具体项目创建协作网站的工具。这些网站包括计划，日程表，讨论板以及其它信息。公司的几乎任何人只要稍做一下就可创建这样的网站。

　　我还每年花一周的时间阅读大概100多篇微软员工给我的文件，这些问题涉及到公司的各个方面，甚至是技术的未来。12年来，我一直这么做。过去这些工作都是我一人做，但现在都已经电子化，并对整个公司开放了。

　　微软拥有5万多名员工，所以我一直在想：“在线支付系统的未来是什么呢？”或者“如何才能赶得上你孩子的记忆力呢？”以及其他的新问题。想起这些，我就会把他们记下来，别人看到后就会说：“不是这样的，你错了。”或“你知道这工作在什么什么地方已经做过了么？”

　　另外一个有用的工具是桌面搜索，它改变了我获取电脑内，服务器以及网上信息的方式。因为有了超大容量的硬盘和增加的带宽，现在我电脑上可以储存十亿字节的数据。与以前通过文件夹寻找相关的文件不同，现在我只要在工具栏中输入搜索信息，所有的邮件和文件中包含的所需信息就出现在我眼前。搜索电话号码和邮件地址也是如此简单。

　　纸张已经不是我工作中的必须，90%的新闻信息我都是通过网上获得，如果我参加会议简要记下一些东西我就带着我的笔记本，因为与我办公室的电脑连接，所以我可以查询所有需要的资料。电脑上还有一款记事本软件叫OneNote，所以我所有的记录都是电子的。

　　办公室仍有一个低技术含量的工具，是我的白色书写板。我有很多彩笔，和其他人一起头脑风暴时，它们就特管用。白色书写板就像一个巨大的笔记本电脑，有的办公室就用它画图，然后再发到电脑上。我想下年配备一个电子的白色书写板。现在，如果有好的想法，我就拿出笔还有笔记本把它们写下来。

　　我每天都要参加很多会议，很少有时间能把我的想法详细的写出来，但有时这样的情况也不多。等孩子们睡觉后，我就可以坐下来看看没有读过的邮件。如果整整一周都很忙，我就在周末发很多考虑好的长长的邮件。等收件人周一上班后，他们就会发现收到了很多很多的邮件……

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