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2019-12-15 00:15 出处:PConline原创 作者:幼儿园里的轩爸 责任编辑:censi

  [PConline技巧]不知不觉一年又过去了,相信很多小伙伴都在赶做年终报告。年终报告中数据和图表的份量很重,尤其是一些统计类目,往往要花上很长时间。如何更快更好地完成年终报告呢?从本期开始,我们将陆续向大家介绍一些年终报告里常会用到的小招式,助力你的年报顺利过关!

1. 一键找出两列差异值

  年终报告中常常需要对两列的数据进行核对,如何快速找到差异值并将其标记出来呢?

  具体操作如下:

  1) 选中两列数据,然后按下快捷键Ctrl+\;

  2) 点击“开始”→“字体”→“填充颜色”,随便挑选一个背景色,这样两列的差异值就被自动标出了;

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一秒标出差异值

2. 快速找出表格中的重复值

  如果要查找的不是差异值,而是重复值,那么就可以试试下面这个方法了。

  具体操作如下:

  1) 选中要查找的数据区域;

  2) 点击“开始”→“样式”→“条件格式”,在弹出菜单中选择“突出显示单元格规则”→“重复值”。和上例一样,Excel会自动将重复值单独标出,方便我们进行进一步核对;

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一键标出数据表中重复值

3. 双击的“秘密”

  双击在Excel中,并不仅仅是编辑单元格内容的含义,比方说我们也可以用它来——移动光标。

  1) 快速移至表格底:将光标悬停到当前单元格下沿,待光标变成“十字黑花”时双击,光标会瞬间移动到表格底;

  2) 快速移至表格侧:将光标悬停到当前单元格一侧,待光标变成“十字黑花”时双击,光标会瞬间移动到表格一侧;

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快速移动到表格底

4. 快速输入“‰”

  Excel并没有提供“‰”键位,很多小伙伴都是借助输入法自带的小工具完成,费时费力。这里教给大家一个小技巧,只要输入时按下快捷键“Alt+41451”,即可直接在当前位置生成一个千分号符,比输入法小工具方便多了。

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一键输入千分符

5. 3秒批量修改表格标题

  Excel中批量修改文字格式要比Word麻烦很多,通常我们都是借助格式刷完成,费时费力。其实这里还有一个更讨巧的办法,即借助“查找”功能实现。

  具体步骤如下:

  1) 打开要处理的文件,Ctrl+F调出“查找与替换”对话框;

  2) 在“查找内容”中输入要修改格式的单元格内容,点击“查找全部”按钮;

  3) 在结果列表中点击第一个搜索结果,Ctrl+A全选,然后修改文字格式,此时所有的同类型文字就全部完成格式更新;

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借助“查找”批量修改格式

6. 嗯!通常我都是这么“合计”的

  很多表格都有“合计”字段,虽然Excel也提供了单独的合计按钮,但操作依然麻烦,那么“合计”有没有更快的解决方式呢?

  具体步骤如下:

  1) 选中要处理的表格;

  2) 直接按下快捷键“Alt+=”,瞬间Excel就会自动完成横纵位的合计计算,一秒搞定;

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最快的“合计”计算法

7. 1秒将所有数值缩小100倍

  将表中数值全部缩小100倍,通常会用公式完成,但这个工作量很大且容易出错。其实批量缩放数据,可以试试下面这个办法,更加高效!

  具体步骤如下:

  1) 在表格下方输入你要缩放的倍数,比如“100”,Ctrl+C复制该单元格;

  2) 选中要处理的数据,右击并执行“选择性粘贴”;

  3) 在弹出面板中选择“运算”→“除”,然后点击“确定”按钮,这时所有的数值都被统一缩小100倍了;

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统一缩小原数值

8. 常用输入的快捷键

  百分比、当前日期、人民币符号……,这些输入本身并不复杂,但却会占用用户很长时间。其实在一些输入量较大的场合,我们也可以借助Excel快捷键来完成这些录入,一键一个非常方便!

  1) 转换百分比:选中单元格,按下快捷键Ctrl+Shift+5,一键转化为百分比;

  2) 当前日期:选中单元格,按下快捷键Ctrl+;,一键添加当前日期;

  3) 人民币符号:选中单元格,按下快捷键Ctrl+Shift+4,一键添加人民币符号;

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常用输入快捷键

9. 分散表格快速合并到一个表

  日常的表格都是分散存放的,进行汇总统计时会很麻烦,那么如何将分散的表格合并到同一个表呢?

  具体步骤如下:

  1} 首先将待合并Excel文件拷贝到同一文件夹内,并按前后顺序重新命名(如1.xlsx、2.xlsx、3.xlsx……),注意文件夹内不要放置无关的文件;

  2} 新建一个空白文件簿,点击“数据”→“获取数据”→“自文件”→“从文件夹”,选择刚刚设置好的文件夹,稍后在弹出的预览窗格中点击“组合”→“合并和加载”;

  3} 点击要合并的工作表(本例为“Sheet1”),点击“确定”按钮;

  4} 稍等片刻,表格内容会合并到一起。但仔细观察,原本月份列中的“1月、2月、3月……”被错误识别成了“2019/1/1、2019/2/1、2019/3/1……”,接下来我们去修复它;

  5} 将光标定位到“2019/1/1”,然后点击“查询工具”→“编辑”,调出Power Query编辑器;

  6} 全选错误列,将数据类型由默认的“日期”改为“文本”,弹出对话框里点击“替换当前转换”;

  7} 待月份恢复正常后,点击“替换并上载”返回Excel;

  8} 删除左侧文件名列,再对表格做一下简单修饰即可;

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分散表格合并到同一表格内

10. 多个工作簿切换别用Alt+TAB了!

  做年报都是拼手速,有没有发现你所用的Alt+TAB很容易出错,且会经常把Excel外的程序包含进来?其实快速切换多个Excel工作簿,我都是使用Ctrl+TAB的。好不好用,自己试试就知道了!

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切工作簿用Ctrl+TAB效率更高!

写在最后

  年报制作是一个细活儿,不是一朝一夕就能搞定的。今天咱们先从效率篇入手,帮大家把年报制作效率提上来。从下一篇开始,我们会介绍一些图表的处理原则,解决年报制作中的困扰!

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