员工上网行为管理:监视还是控制?

2008-09-13 00:03 出处:PConline原创 作者:Mob 责任编辑:caijunjun

  采取这种措施的老板或许会觉得心安理得,问心无愧——如果无私人目的,员工应该不怕被监控。但事实上,这种表面很有威慑力的行为,效果却不尽如人意。一方面,员工的个人隐私是受到法律保护的。另一方面,企业最核心的东西是人和文化,一个常监视别人行为的企业,不可能给员工稳定感、安全感和信任感。因此,有人力资源专家建议:对于员工上网的问题,行为管理要胜于实时监控。

  心态:先学会尊重员工

  黄为是某高新科技私营企业的董事长。他最近遇到一件烦心事。为了预防员工泄露公司的技术和商业秘密,他安装了一套先进的摄像头在办公室内,同时还在公司的网络系统上配备了监控软件。这一软件不但能记录下员工在键盘上敲击过的每一个键,甚至能捕捉到某个人最近删除的单词,至于某个员工最近访问过哪些网站,发过什么内容的邮件更是能被轻易掌控。这套系统安装后不久,黄为就体会到了它的“好处”,他能十分了解员工的一举一动,也因此能经常提点一些他看来不能容忍的行为。直到有一次,他拍着公司一位年轻员工的肩膀说:“你每天下午都要在MSN上和女朋友聊一会天,就不怕她老板看见吗?”公司员工才惊觉自己的言行举止其实尽在老板的掌握中。此事过后不久,有几名员工先后辞职了,尽管原因不同,但他们都提到,其中一点是觉得在这个公司里不被信任,每天生活在被监视、记录的日子里压力太大了。

  自己也有个咨询公司的人力资源专家胡八一则认为,在管理员工上网这件事上,管理者的心态很重要。首先,他们要意识到,如果你的员工每天有近一两个小时的时间在网上做私事,只能说明管理者工作安排不合理,涉及到一个工作量是否合适的问题。

  其次,在国外,许多企业跟员工是一种互信关系:领文具用品不需申请或报备,喝公司饮料随便自己拿无人看管……尊重以及自我约束,已是深入员工内心的企业文化,如果连上网这种事都要监控的话,管理者的警察角色一定很累。“人是有尊严的。最好学会目标管理,而不要监视具体的一举一动。管理学中有一个很著名的故事:一家美国企业有一个女职员每天上班时间化妆打扮,一个同事看不惯,就说了人家。结果人家反问:我有没有什么工作没完成好?我什么干得不好吗?质问者仔细想想,的确,这个女职员样样工作都干得很好……所以学会目标管理是我们很多企业应该追求的东西。”

  再次,如果某些企业有特殊情况,一定要监控上网的话,也应该事前公开告知,设定明确条文,让员工有心理准备。“很多企业就没弄清楚,他们安装监控软件的目的到底是为了减少犯事还是抓更多的犯事者。”胡八一笑着说,本来是想防止一些事情的发生,但往往到最后成了批评处罚员工的依据,还在公司制造了白色恐怖,变成了本末倒置的行为。

  定位:区别行业 权限分级

  王晓明是一家银行信贷部的业务员。由于行业特殊,在他看来,他们银行的网络系统就设置得比较复杂。“我们其实有两套系统:一套叫柜台网络;另一套则是办公网络。”王晓明说,他们的柜台网络是内部网,换句话来说,只在内部联通,不与外网相连。“原因很简单。”王晓明解释道:“柜台都是处理储户资金的,如果上外网的话,很容易被黑客或其他什么人盗取资料或搞破坏,太没安全感了。”至于他们的办公系统则是能上外网的,但这其中又分了一些层次。“比如我们的领导在接收邮件和登录新闻网站时的选择面要大很多,也自由很多。而一般员工除特殊工种外,基本上就只能收发邮件,因为单位认为这已能应付工作的需要。像QQ之类以娱乐大众为目标的即时通讯系统是一定会被屏蔽掉的。至于工作所需的金融信息,则每天都会有专人整理后放在单位的内部论坛上供你参阅。”

  在王晓明所在的支行里,除正副行长外,四五十人的单位只配备了两台能上外网的电脑,以提供给有工作需要的员工使用。“像一些做理财的同事,因为要上付费网站,公司会专门为他们设置个人密码。”王晓明说,其实对他而言,现在的条件已经很不错了,他当年刚来这家银行的时候,为了申请开通网络,还要打书面报告给支行行长,之后再上交给分行副行长批复才行,手续走了几个月都没走完,异常麻烦。但作为一名银行员工他很理解单位这种对上网有点“过敏”的管理:“像我们这些金融部门,是得异常小心。”

  人力资源专家认为,其实,监控并非企业控制员工上网、保护自我资源的唯一手段。只要明确了自己的运作特点和文化,企业就有很多可供选择的管理方法。

  第一,企业可以根据自己的运作模式和文化特点决定网络的开放程度。像银行、电信、IT等技术保密要求较高的企业,就可以像王哓明所在的支行那样,实行较严格的网络管理。第二,对于不同的岗位设置不同的权限。比如像海外贸易、销售这样的职位,因为要求与客户、同行的交流比较多,就可以多开放些,甚至可以鼓励员工用MSN等聊天工具实现与客户的快速交流与互动,传输文件也能马上实现,此举不仅能为公司省下不少电话费、传真费,还能提高工作效率。但对于财务、调度员这类对内工种,就可以只用内部网了。总之,公司的类型五花八门,要根据自身的需要而定。

  手段:事先约定 建立互信

  网络公司市场总监龙涛认为,如何管理员工在上网时产生的问题,手段是很重要的。比如,他就认为,要讲究事先教育的方式,让员工了解工作时段所做的任何事必须和工作内容相关,避免不必要的争议。“有了白纸黑字发出的明文访问规定,员工就可以很清楚地了解到上网该做什么,不该做什么。比如我们公司就规定:可以上网购票、阅读新闻等;不可以上网聊天、玩游戏等。”

  而胡八一则在自己公司内部提倡一种“羞愧文化”的教育。每个月让员工交流谈心一次,让他们对自己的不良行为提出改善意见。比如有哪些事情对不起工作、破坏了公司的规章制度或影响了组织氛围。“有些员工某个月业绩不好时,他就会主动检讨原因,比如是因为在网上浪费的时间太多了,或是私人电话太多了等等。总之,应该以事前引导为主,否则装一套监控软件的钱还不如拿出来让员工上网冲浪权当福利呢。”

  在国际知名广告及公关公司担任网管的杨先强则认为,像他们公司虽然有监控系统,但也是以控制居多监视居少,他们这些网管其实是不可能天天看你在MSN里上什么东西的。“我们一般都会设置公司防火墙,一方面防毒,一方面会屏蔽一些非法网站,还有依靠设置屏蔽关键词来阻止员工搞不该搞的小动作,像色情网站之类的是肯定看不了的。对于偷窥监控这种事,其实没有外面传得那么可怕,至少,他们就每天忙着给大家做升级,保障网络安全,维护系统……根本没时间管人家的闲事。”

  杨先强认为,明智的企业应该主动采取手段消除员工害怕隐私被侵犯的情绪。比如你在监控时,可以隐藏员工的个人信息,例如,将员工的IP地址统一归纳成用户A、B、C、D,这样监控者看到的并不是每一个用户的详细信息而是统一命名规则的信息,当公司的网络出现问题或者产生某些法律问题之后,可以再通过某些权限来获得用户的详细资料也不迟。

  总之,企业要管理好员工上网的问题,首先要做到相互信任,尽量给员工宽松的环境。如果一定要监控员工上网的企业,也应该明白,着眼点在控制而不在监视,在这方面国内某些网络管理软件提供了很好的榜样,如北京聚生科技有限公司(http://www.grabsun.com/)的聚生网管系统,可以控制局域网员工的一切上网行为,比如对企业带宽占用巨大的P2P软件、各种聊天工具、任意主机的带宽流量、网页浏览、股票软件和网络游戏软件等等,他们可以很好的控制,就是可以让你用,也可以不让你用,但是不监视你的上网的内容,更不会记录属于个人的隐私,其控制重点应是控制企业网络安全和网络资源的合理使用。

  网络信息非常复杂,各种安全事故也频繁发生,即便安装了防火墙、杀毒软件还是不保险。因为涉及到了企业的利益和企业数据的保密性,是与企业自身发展直接相关的问题,因此就需要有专人去控制管理;其次,从控制人力资源的角度来讲,网管关心的也应该是如何屏蔽掉一些影响效率的内容,以达到提高企业生产力的目的,而并非关心员工的隐私生活。在杨先强看来,对于网络,控制和监视两个词都不合适,可能用行为管理一词更合适些。

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