学会这些就等着加薪吧!几组超实用Word神技

2017-02-24 15:36 出处:PConline原创 作者:唐山居人 责任编辑:censi

  【PConline 资讯】Word每天都在用,不过一些特殊内容的输入,还是会占用大家很多时间。接下来的几招,或者看起来并不起眼,可关键时候却能让你的工作事半功倍!

  1. 快速转换大写金额

  财务人员常常会书写大写金额,传统方法太慢,因此不少人都会选择输入法中的数字软键盘录入。其实Word中已经内置了一个中文数字的快速转换功能。方法是先输入一组我们所需的阿拉伯数字,然后点击“插入”→“编号”,接下来再选择“编号类型中的中文数字版式:壹、贰、叁……”即可。确定后,被选中的阿拉伯数字就会瞬间变身为中文数字了。

Word技巧
快速转换中文数字

  2. 快速插入公司信息

  日常工作中,我们常常需要输入一些本单位的基本信息,比如公司名称、联系电话、地址、邮箱等等。这些内容很繁琐,但格式相对统一,每次都要手打还是挺麻烦的。很多小伙伴会事先写好一个文本文件,需要时再打开复制粘贴。其实Word中还有一个更简单的办法,那就是利用其自带的“自动图文集”实现。

  具体做法是,首先将要录入的信息在Word中写好,如公司名称、电话、地址、邮箱等,然后全选点击“插入”→“文档部件”→“自动图文集”→“将所选内容保存到自动图文集库”,弹出面板中点击“确定”。待自动图文集制作好后,就可以在任意一篇文档中使用了。需要时只需输入公司名称的前几个汉字,一个提示框就会自动弹出,回车后之前所录入的公司信息就会一股脑地全部填充到文档中来了。

Word技巧
定义自动图文集

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输入公司名称前几个汉字,就能快速输入整个公司信息

  3. 批量输入表格序号

  Excel支持自动填充,尤其在制作带序号表格时,可以极大程度地提高工作效率。其实Word中也有一项类似功能,只不过由于没有大张旗鼓地宣传过,很多小伙伴貌似并不知道。

  具体使用很简单,首先制作好你的表格,然后选中要添加序号的“列”,接下来点击“开始”→“段落”→“编号”按钮,按下左键后一组标准的序号便自动填充到Word表格来了。当然既然是序号功能生成的,那么Word中一些有关序号的功能也都可以在这里生效。比方说将序号改成中文的“一、二、三、四……”,或者通过自定义格式去掉号码后面的小点,总之所有一切都和Excel别无二样。同时它的另一样好处是,即便你对行列做了删增,序号也能实现自动地添加与缩短。

Word技巧
为Word表格快速添加序号

  4. F4 = “复制上一次操作”

  Word中有一项专门负责批量操作的功能——格式刷,同时它还隐藏着一个功能更为强大的复制神键——F4。和格式刷有所不同, F4复制的不是格式而是操作,简而言之,就是你之前做的一项操作,F4都可以原样复制一遍,不管中间是一个步骤还是N个步骤。

  举个例子,比方说你刚刚为一段文字更换了字体、颜色、缩进与格式,那么只要选中另一段文字,按一下F4键,所有的一切又被自动重复了一遍。再或者,你为表格新增了几组新行,按几下F4,新行就马上出现在眼前了。

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快速复制上一步操作

  5. 快速标出文档中的不同部分

  签署合同时,往往会对合同进行N多次修改。很多时候,都会需要将最终版本与历史版本对比,标出中间修改过的地方。其实在Word中,一个最简单办法就是借助“审阅”标签下的“比较”功能,将两份文档的异同处自动标出。打开对话框后,你只要分别选择原文档和修改后的文档,短短几秒钟,两份文档间的异同便清晰地呈现在眼前了。

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快速找出两份文档间的异同

  6. 并排分屏

  除了快速找出两份文档间的异同,有时我们还会对照文档进行修订。窗口排列Windows本身就支持,但比Windows排列更简便的,是利用Word自带的分屏审阅功能。

  Word分屏审阅位于“视图”面板→“窗口”标签,点击“拆分”后会直接将当前文档拆分为两个不同的窗口。两组窗口虽然显示的同一份文件,却可以分别滚动定位,尤其方便首尾对照修改的场合。

  此外我们也可以同时打开两份文档,此时点击“视图”→“窗口”→“并排查看”也能实现类似的对照编辑效果。所不同的是,前一种方法针对的是同一份文档内的不同部分,而后一种则可以同时对比两份不同的文档。

Word技巧
并排分屏

  7. Word秒变PPT

  如何将Word文档快速改成PPT,是困扰很多小伙伴的一大难题。其实想让Word变身PPT,一点也不难。只要首先进入大纲视图,将Word中的文字按优先度设置为不同级别(一级标题对应于PPT中的大标题、二级标题对应于PPT中的正文一级标题,以此类推),然后再进入PowerPoint,选择其中的”开始“→”新建幻灯片“→”幻灯片(从大纲)“,调入刚刚保存好的Word文档就可以了。

Word技巧
第一步,大纲化你的文档

Word技巧
第二步,从PowerPoint中调入你的Word文档

  写在最后

  Word是我们日常必不可少的一项办公软件,同时也隐藏着很多神器。恰当地使用它们,不仅可以事半功倍,而且还能减少很多人为的错误出现。希望今天介绍的几个技巧对大家有所帮助,欢迎大家继续关注软件频道!

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