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　　[PConline技巧]不知不觉一年又过去了，相信很多小伙伴都在赶做年终报告。年终报告中数据和图表的份量很重，尤其是一些统计类目，往往要花上很长时间。如何更快更好地完成年终报告呢？从本期开始，我们将陆续向大家介绍一些年终报告里常会用到的小招式，助力你的年报顺利过关！

1. 一键找出两列差异值

　　年终报告中常常需要对两列的数据进行核对，如何快速找到差异值并将其标记出来呢？

　　具体操作如下：

　　1） 选中两列数据，然后按下快捷键Ctrl+\；

　　2） 点击“开始”→“字体”→“填充颜色”，随便挑选一个背景色，这样两列的差异值就被自动标出了；

一秒标出差异值

2. 快速找出表格中的重复值

　　如果要查找的不是差异值，而是重复值，那么就可以试试下面这个方法了。

　　具体操作如下：

　　1） 选中要查找的数据区域；

　　2） 点击“开始”→“样式”→“条件格式”，在弹出菜单中选择“突出显示单元格规则”→“重复值”。和上例一样，Excel会自动将重复值单独标出，方便我们进行进一步核对；

一键标出数据表中重复值

3. 双击的“秘密”

　　双击在Excel中，并不仅仅是编辑单元格内容的含义，比方说我们也可以用它来——移动光标。

　　1） 快速移至表格底：将光标悬停到当前单元格下沿，待光标变成“十字黑花”时双击，光标会瞬间移动到表格底；

　　2） 快速移至表格侧：将光标悬停到当前单元格一侧，待光标变成“十字黑花”时双击，光标会瞬间移动到表格一侧；

快速移动到表格底

4. 快速输入“‰”

　　Excel并没有提供“‰”键位，很多小伙伴都是借助输入法自带的小工具完成，费时费力。这里教给大家一个小技巧，只要输入时按下快捷键“Alt+41451”，即可直接在当前位置生成一个千分号符，比输入法小工具方便多了。

一键输入千分符

5. 3秒批量修改表格标题

　　Excel中批量修改文字格式要比Word麻烦很多，通常我们都是借助格式刷完成，费时费力。其实这里还有一个更讨巧的办法，即借助“查找”功能实现。

　　具体步骤如下：

　　1） 打开要处理的文件，Ctrl+F调出“查找与替换”对话框；

　　2） 在“查找内容”中输入要修改格式的单元格内容，点击“查找全部”按钮；

　　3） 在结果列表中点击第一个搜索结果，Ctrl+A全选，然后修改文字格式，此时所有的同类型文字就全部完成格式更新；

借助“查找”批量修改格式

6. 嗯！通常我都是这么“合计”的

　　很多表格都有“合计”字段，虽然Excel也提供了单独的合计按钮，但操作依然麻烦，那么“合计”有没有更快的解决方式呢？

　　具体步骤如下：

　　1） 选中要处理的表格；

　　2） 直接按下快捷键“Alt+=”，瞬间Excel就会自动完成横纵位的合计计算，一秒搞定；

最快的“合计”计算法

7. 1秒将所有数值缩小100倍

　　将表中数值全部缩小100倍，通常会用公式完成，但这个工作量很大且容易出错。其实批量缩放数据，可以试试下面这个办法，更加高效！

　　具体步骤如下：

　　1） 在表格下方输入你要缩放的倍数，比如“100”，Ctrl+C复制该单元格；

　　2） 选中要处理的数据，右击并执行“选择性粘贴”；

　　3） 在弹出面板中选择“运算”→“除”，然后点击“确定”按钮，这时所有的数值都被统一缩小100倍了；

统一缩小原数值

8. 常用输入的快捷键

　　百分比、当前日期、人民币符号……，这些输入本身并不复杂，但却会占用用户很长时间。其实在一些输入量较大的场合，我们也可以借助Excel快捷键来完成这些录入，一键一个非常方便！

　　1） 转换百分比：选中单元格，按下快捷键Ctrl+Shift+5，一键转化为百分比；

　　2） 当前日期：选中单元格，按下快捷键Ctrl+；，一键添加当前日期；

　　3） 人民币符号：选中单元格，按下快捷键Ctrl+Shift+4，一键添加人民币符号；

常用输入快捷键

9. 分散表格快速合并到一个表

　　日常的表格都是分散存放的，进行汇总统计时会很麻烦，那么如何将分散的表格合并到同一个表呢？

　　具体步骤如下：

　　1｝ 首先将待合并Excel文件拷贝到同一文件夹内，并按前后顺序重新命名（如1.xlsx、2.xlsx、3.xlsx……），注意文件夹内不要放置无关的文件；

　　2｝ 新建一个空白文件簿，点击“数据”→“获取数据”→“自文件”→“从文件夹”，选择刚刚设置好的文件夹，稍后在弹出的预览窗格中点击“组合”→“合并和加载”；

　　3｝ 点击要合并的工作表（本例为“Sheet1”），点击“确定”按钮；

　　4｝ 稍等片刻，表格内容会合并到一起。但仔细观察，原本月份列中的“1月、2月、3月……”被错误识别成了“2019/1/1、2019/2/1、2019/3/1……”，接下来我们去修复它；

　　5｝ 将光标定位到“2019/1/1”，然后点击“查询工具”→“编辑”，调出Power Query编辑器；

　　6｝ 全选错误列，将数据类型由默认的“日期”改为“文本”，弹出对话框里点击“替换当前转换”；

　　7｝ 待月份恢复正常后，点击“替换并上载”返回Excel；

　　8｝ 删除左侧文件名列，再对表格做一下简单修饰即可；

分散表格合并到同一表格内

10. 多个工作簿切换别用Alt+TAB了！

　　做年报都是拼手速，有没有发现你所用的Alt+TAB很容易出错，且会经常把Excel外的程序包含进来？其实快速切换多个Excel工作簿，我都是使用Ctrl+TAB的。好不好用，自己试试就知道了！

切工作簿用Ctrl+TAB效率更高！

写在最后

　　年报制作是一个细活儿，不是一朝一夕就能搞定的。今天咱们先从效率篇入手，帮大家把年报制作效率提上来。从下一篇开始，我们会介绍一些图表的处理原则，解决年报制作中的困扰！